11 - 4 LA GESTION DE PROJET
QU'EST CE QU'UN PROJET ASSOCIATIF ?
Un projet associatif est une initiative portée par une association dans le but de répondre à un besoin social ou environnemental. Il s'agit d'une démarche organisée et structurée visant à mettre en œuvre des actions concrètes pour atteindre des objectifs définis.
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Concrètement: le Projet associatif permet à l'association de réaffirmer ses valeurs, ses objectifs concrets et de se "projeter" dans l'avenir en inscrivant dans un document ce qu'elle souhaite parvenir à faire dans une échéance de 3 à 5 ans en général (inutile de faire des projections trop lointaines).
Le document "Projet" sera un écrit auquel se référer régulièrement pour piloter l'association, et en garder le fil conducteur.
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L'élaboration d'un projet associatif nécessite une réflexion approfondie et une planification rigoureuse. Voici quelques conseils pour mener à bien cette étape cruciale :
1. Identifier un besoin : Avant de se lancer dans l'élaboration d'un projet, il est essentiel d'identifier un besoin réel de la population, ou des adhérents. A cet effet, il peut être pertinent de conduire une étude ou de réaliser des enquêtes pour comprendre les attentes et les besoins des bénéficiaires potentiels des activités ou services qui seront proposés.
2. Définir des objectifs clairs : Une fois le besoin identifié, il est primordial de définir des objectifs clairs et précis. Ces objectifs doivent être réalisables et mesurables, afin de pouvoir évaluer la réussite du projet.
3. Élaborer un plan d'action : Une fois les objectifs définis, il est nécessaire d'élaborer un plan d'action détaillé. Ce plan doit préciser les actions à mener, les ressources nécessaires, les échéances et les responsabilités de chacun.
4. Mobiliser les ressources : Pour mener à bien un projet associatif, il est essentiel de mobiliser les ressources nécessaires, que ce soit en termes de financement, de compétences ou de partenariats. Il est important de rechercher des partenaires potentiels et de solliciter des financements auprès d'organismes publics ou privés.
5. Communiquer et sensibiliser : Pour mobiliser les bénéficiaires potentiels et susciter l'adhésion des partenaires, il est important de communiquer de manière transparente et régulière sur le projet. Il est également essentiel de sensibiliser le public à la cause défendue par l'association.
La démarche peut paraître complexe : la Fédération Familles Rurales 53 dispose d'une équipe de chargés de missions susceptibles d'aider les associations à élaborer leur projet. N'hésitez pas à les solliciter.
07 OUTILS DE GESTION DE PROJET
QU'EST CE QU'UN LOGICIEL DE GESTION DE PROJET ?
Les logiciels de gestion de projet sont conçus pour aider les entreprises, les associations, à planifier leurs projets, à les suivre et à les gérer afin d'atteindre les objectifs définis dans le temps imparti.
Peu d’associations y ont recours, ou utilisent par exemple les fonctionnalités d’EXCEL pour suivre leurs projets. Cette formule suffit dans la plupart des cas, mais , au-delà d’un certain nombre d’activités, ou d’un certain nombre d’acteurs ayant besoin de se coordonner, le recours à un logiciel de gestion de projet peut s’avérer utile.
ATTENTION : l'utilisation d'un logiciel, quel qu'il soit, nécessite que l’association structure ses projets (ce n’est pas très compliqué), et que les bénévoles soient motivés par l’outil. Si ce n’est pas le cas, ne le faites pas : vous risquez de perdre des bénévoles en route, découragés par la complexité nouvelle induite par l'informatique. Car n'oublions pas : ici, l'outil ne remplace pas l'homme ! Il ne vient qu'en support . La richesse première de l'association, c'est - et ce sera toujours, indépendamment des évolutions technologiques - son capital humain.
QUEL LOGICIEL CHOISIR ?
Lorsqu'une association décide d'avoir recours à un logiciel de gestion de projet, se posent alors les questions :
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Des fonctionnalités : inutile d’avoir un logiciel répondant aux besoins d’une multinationale
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Du coût : les associations n’ont pas les moyens d’investir des sommes importantes dans un outil de gestion de projet. En janvier 2024, les prix relevés varient d’une application à l’autre. Parmi les tarifs les plus « raisonnables », avec une qualité de logiciel reconnue, citons à titre d’exemples : Monday , Wrike, WIMI : autour de 10 euros par utilisateur et par mois. Soit par exemple pour une équipe de 5 (un bureau d’association) ; 600 euros par an.
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Certains logiciels disposent d'une version "gratuite" : celle-ci présente en général moins de fonctionnalités que les versions "Premium" payantes. Toutefois certaines de ces versions gratuites sont largement suffisantes pour une association. Attention : beaucoup de logiciels se présentent comme ayant une version gratuite, alors qu'il ne s'agit que d'une période d'essai gratuite. Dès que celle-ci est terminée, vous aurez le choix entre payer, ou abandonner le logiciel et les données que vous aurez saisies dedans.
DES LOGICIELS VRAIMENT GRATUITS
Les logiciels de gestion de projets sont des outils très performants pour planifier, organiser et suivre les différentes tâches et étapes d'un projet. Les trois logiciels ci dessous disposent d'une formule totalement gratuite : Trello, Asana et ClickUp.
Trello est un outil de gestion de projets visuel qui utilise des tableaux, des listes et des cartes pour organiser les tâches. Son interface intuitive et facile à utiliser en fait un choix populaire pour les petites équipes et les projets personnels. Les utilisateurs peuvent créer des "cartes" pour chaque tâche, les déplacer entre différentes listes pour suivre leur progression et ajouter des commentaires, des échéances et des pièces jointes. Par exemple, une association peut utiliser Trello pour organiser le suivi de ses activités en créant des cartes pour chaque activité, ou pour chaque fonction (exemple : trésorerie, communication etc...) et en les déplaçant entre les listes "À faire", "En cours" et "Terminé".
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Asana est un autre logiciel de gestion de projets qui offre une gamme de fonctionnalités pour collaborer efficacement en équipe. Les utilisateurs peuvent créer des projets, des tâches, des sous-tâches, définir des échéances, assigner des responsables et suivre le statut de chaque élément. Asana propose également des vues en liste, en tableau et en calendrier pour une meilleure organisation. Par exemple, une équipe de marketing peut utiliser Asana pour planifier une campagne publicitaire en créant des tâches pour chaque étape du processus et en assignant des responsables à chacune d'entre elles.
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ClickUp est un logiciel de gestion de projets plus complet qui combine la gestion de tâches, les tableaux Kanban, les calendriers, les documents et les feuilles de calcul au sein d'une seule plateforme. Il offre une personnalisation poussée pour s'adapter aux besoins de chaque équipe et propose des intégrations avec d'autres outils populaires. ClickUp convient aux projets de toutes tailles, des tâches simples aux projets complexes nécessitant une gestion avancée. Par exemple, une entreprise de développement de logiciels peut utiliser ClickUp pour suivre les bogues, planifier les versions et gérer les ressources.
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En conclusion, Trello, Asana et ClickUp sont trois logiciels de gestion de projets simples et totalement gratuits qui offrent des fonctionnalités variées pour répondre aux besoins des équipes et des projets. Trello est idéal pour les projets personnels et les petites équipes, Asana convient aux équipes cherchant une collaboration efficace et ClickUp est recommandé pour les projets plus complexes nécessitant une gestion avancée. Il est important de choisir le logiciel qui correspond le mieux à vos besoins et à ceux de votre équipe pour garantir le succès de votre projet.
NOUS AVONS TESTE ASANA
Comme la plupart de ses concurrents , Asana est un outil de productivité en ligne : donc pas besoin d’installer de logiciel sur l’ordinateur .
La coût est quasiment identique à celui des autres logiciels concurrents : 11 euros par mois et par utilisateur (2024).
MAIS : ASANA dispose d’une formule réellement GRATUITE, limitée à 15 collaborateurs , donc suffisant pour la plupart des associations. Cette formule gratuite ne dispose évidemment pas de l’ensemble des fonctionnalités du logiciel , mais les fonctionnalités disponibles sont amplement suffisantes, y compris pour gérer des projets complexes (Nous avons testé!).
ASANA permet en effet à l’association de :
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Décliner l’ensemble de son activité en plusieurs projets, dont elle détermine elle-même la structure (Exemple : Cours de yoga, cours de théâtre, ALSH, Communication, Gestion administrative etc….)
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Affecter une ou plusieurs personnes à chacun de ces projets (Si plusieurs personnes sont affectées à un projet, elles auront accès à l’ensemble des informations du projet, et pourront échanger entre elles, via Asana, sans encombrer leur messagerie personnelle),
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Mettre en place des échéances et des responsables de projet ou d’étape du projet, suivre ces échéances, de manière à garantir leur respect ou maîtriser leur report
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Suivre au quotidien l’état d’avancement de chaque projet,
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Rattacher au projet, au fur et à mesure, les documents et les échanges en pièces jointes ou en liens internet vers un Drive par exemple. (Ce qui permet à chaque membre du groupe projet d’’avoir accès rapidement à ces données quand il en a besoin)
Par rapport à d’autres logiciels, en dehors de sa gratuité, ASANA présente quelques avantages :
Quel que soit le nombre de tâches et d’informations, Asana permet de garder un espace de travail lisible.
Asana offre de nombreuses vues différentes (en tableau, en calendrier …) . Les tris et les filtres permettent à chacun de naviguer dans l’information du projet selon son fonctionnement personnel et/ou ses besoins. Une fonction « recherche » permet aussi de retrouver très vite une ligne de projet.
SE FORMER AU LOGICIEL
Comme tout logiciel, ASANA ou TRELLO nécessitent une petite formation pour s’approprier le mode de fonctionnement. Ceci étant, ce n’est pas très complexe, mais la formation permet d’éviter les tâtonnements initiaux, et les pertes de temps qui risquent de décourager les bénévoles qui finiront par abandonner l’idée d’y avoir recours.
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Deux solutions pour se former :
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Solution 1 : de nombreux « TUTOS » existent sur Youtube. Nous recommandons particulièrement ceux de Solène Verhaeghe , particulièrement clairs et dynamiques.
Quelques exemples (des vidéos existent aussi pour TRELLO)
Gestion de projet : ne vous passez plus de ces outils !
Maitriser Asana en 10 minutes : Guide 2024 pour débutant
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D’autres TUTOS sont disponibles, nous ne les citons pas tous, mais vous les trouverez facilement.
Solution 2 : Contacter la Fédération, qui pourra vous proposer une formation gratuite, adaptée spécifiquement à votre association.