07 OUTILS DE GESTION DE PROJET

QU'EST CE QU'UN LOGICIEL DE GESTION DE PROJET ?

Les logiciels de gestion de projet sont conçus pour aider les entreprises, les associations, à planifier leurs projets, à les suivre et à les gérer afin d'atteindre les objectifs définis dans le temps imparti.

Peu d’associations y ont recours, ou utilisent par exemple les fonctionnalités d’EXCEL pour suivre leurs projets. Cette formule suffit dans la plupart des cas, mais , au-delà d’un certain nombre d’activités, ou d’un certain nombre d’acteurs ayant besoin de se coordonner, le recours à un logiciel de gestion de projet peut s’avérer utile.

LEQUEL CHOISIR ?

Lorsqu'une association décide d'avoir recours à un logiciel de gestion de projet, se posent alors les questions :

Des fonctionnalités : inutile d’avoir un logiciel répondant aux besoins d’une multinationale

Du coût : les associations n’ont pas les moyens d’investir des sommes importantes dans un outil de gestion de projet. En janvier 2024, les prix relevés varient d’une application à l’autre. Parmi les tarifs les plus « raisonnables », avec une qualité de logiciel reconnue, citons à titre d’exemples : Monday , Wrike, WIMI : autour de 10 euros par utilisateur et par mois. Soit par exemple pour une équipe de 5 (un bureau d’association) ; 600 euros par an.

UN LOGICIEL ADAPTE AUX ASSOCIATIONS

Comme la plupart de ses concurrents , Asana est un outil de productivité en ligne : donc pas besoin d’installer de logiciel sur l’ordinateur .

La coût est quasiment identique à celui des autres logiciels concurrents : 11 euros par mois et par utilisateur (2024).

MAIS : ASANA dispose d’une formule réellement GRATUITE, limitée à 15 collaborateurs , donc suffisant pour la plupart des associations. Cette formule gratuite ne dispose évidemment pas de l’ensemble des fonctionnalités du logiciel , mais les fonctionnalités disponibles sont amplement suffisantes, y compris pour gérer des projets complexes (Nous avons testé!).

ASANA permet en effet à l’association de :

Décliner l’ensemble de son activité en plusieurs projets, dont elle détermine elle-même la structure (Exemple : Cours de yoga, cours de théâtre, ALSH, Communication, Gestion administrative etc….)
Affecter une ou plusieurs personnes à chacun de ces projets (Si plusieurs personnes sont affectées à un projet, elles auront accès à l’ensemble des informations du projet, et pourront échanger entre elles, via Asana, sans encombrer leur messagerie personnelle),
Mettre en place des échéances et des responsables de projet ou d’étape du projet, suivre ces échéances, de manière à garantir leur respect ou maîtriser leur report
Suivre au quotidien l’état d’avancement de chaque projet,
Rattacher au projet, au fur et à mesure, les documents et les échanges en pièces jointes ou en liens internet vers un Drive par exemple. (Ce qui permet à chaque membre du groupe projet d’’avoir accès rapidement à ces données quand il en a besoin)

Par rapport à d’autres logiciels, en dehors de sa gratuité, ASANA présente quelques avantages :

Quel que soit le nombre de tâches et d’informations, Asana permet de garder un espace de travail lisible.

Asana offre de nombreuses vues différentes (en tableau, en calendrier …) . Les tris et les filtres permettent à chacun de naviguer dans l’information du projet selon son fonctionnement personnel et/ou ses besoins. Une fonction « recherche » permet aussi de retrouver très vite une ligne de projet.

PRECAUTIONS D'EMPLOI

Précaution 1 :

Comme tout logiciel, ASANA nécessite une petite formation pour s’approprier le mode de fonctionnement. Ceci étant, ce n’est pas très complexe, mais la formation permet d’éviter les tâtonnements initiaux, et les pertes de temps qui risquent de décourager les bénévoles qui finiront par abandonner l’idée d’y avoir recours.

Deux solutions pour se former :

Solution 1 : plusieurs « TUTOS » existent sur Youtube. Nous recommandons particulièrement ceux de Solène Verhaeghe , particulièrement clairs et dynamiques.

Gestion de projet : ne vous passez plus de ces outils !

Maitriser Asana en 10 minutes : Guide 2024 pour débutant

D’autres TUTOS sont disponibles, nous ne les citons pas tous, mais vous les trouverez facilement.

Solution 2 : Contacter la Fédération, qui pourra vous proposer une formation gratuite, adaptée spécifiquement à votre association.

Précaution 2 :

ASANA nécessite que l’association structure ses projets (ce n’est pas très compliqué), et que les bénévoles soient motivés par l’outil. Si ce n’est pas le cas, ne le faites pas : vous risquez de perdre des bénévoles en route, découragés par la complexité nouvelle induite par l'informatique. Car n'oublions pas : ici, l'outil ne remplace pas l'homme ! Il ne vient qu'en support . La richesse première de l'association, c'est - et ce sera toujours, indépendamment des évolutions technologiques - son capital humain.

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