4.1 Le président
Le président est le représentant légal de l'association. Son rôle est crucial pour le bon fonctionnement et la représentation de l'association. Il est important de noter que le rôle exact du président peut varier selon les statuts de l'association.
Certaines associations optent pour une présidence collégiale (co-présidence)
ou une répartition différente des pouvoirs entre les membres du bureau.
La responsabilité personnelle du président peut être engagée en cas de faute de gestion.
La durée du mandat est généralement définie dans les statuts
Le renouvellement se fait par élection, souvent lors de l'assemblée générale
Le président agit dans le cadre défini par les statuts et les décisions des instances (AG, CA)
Il ne peut pas prendre seul des décisions engageant l'avenir de l'association.
a) Rôles principaux :
1. Représenter l'association dans tous les actes de la vie civile :
-
Signer les contrats au nom de l'association
-
Représenter l'association en justice (en tant que demandeur ou défenseur)
-
Être l'interlocuteur principal auprès des autorités publiques, des partenaires et des médias
-
Participer aux événements officiels au nom de l'association
2.Animer l'association, être garant de son projet :
-
Coordonner les actions des différents organes (bureau, CA, commissions)
-
Veiller à l'exécution des décisions prises par le CA et l'assemblée générale
-
S'assurer du respect des statuts et du règlement intérieur
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Gérer les ressources humaines (salariés et bénévoles)
3. Veiller au bon fonctionnement de l'association :
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Superviser la gestion quotidienne de l'association
-
S'assurer de la tenue des différentes réunions prévues dans les statuts
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Établir l'ordre du jour des réunions en collaboration avec le secrétaire
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Présider les réunions du bureau, du CA et les assemblées générales
-
Animer les débats et veiller au bon déroulement des réunions
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Faire respecter les procédures de vote
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Signer les procès-verbaux avec le secrétaire
b) Responsabilités supplémentaires :
-
Élaborer la stratégie de l'association en collaboration avec le CA
-
Assurer la communication interne et externe de l'association
-
Rechercher des financements et des partenariats
-
Veiller à la bonne gestion financière en collaboration avec le trésorier
-
Déléguer certaines tâches à d'autres membres du bureau ou du CA
4.2 Le trésorier
Le trésorier joue un rôle crucial dans la gestion financière de l'association.
Le rôle du trésorier est essentiel pour assurer une gestion saine et transparente des finances de l'association,
garantissant ainsi sa pérennité et sa crédibilité auprès des membres et des partenaires.
Responsabilité légale : le trésorier peut être tenu responsable en cas de faute de gestion
a) Rôles principaux :
1. Tenir la comptabilité de l'association :
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Respecter les normes comptables applicables aux associations
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Enregistrer toutes les opérations financières (recettes et dépenses)
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Classer et archiver les pièces justificatives
-
Utiliser un logiciel de comptabilité adapté aux associations si nécessaire
2. Gérer les comptes bancaires :
-
Suivre les mouvements bancaires
-
Effectuer les rapprochements bancaires
-
Gérer la trésorerie à court et moyen terme
-
Proposer des placements pour les excédents de trésorerie le cas échéant
3. Effectuer les paiements et veiller au bon encaissement des recettes :
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Vérifier la conformité des factures avant paiement
-
Émettre les chèques ou effectuer les virements
-
Suivre les encaissements des cotisations, dons, subventions
-
Relancer les impayés si nécessaire
b) Responsabilités :
-
Établir le budget prévisionnel :
-
Collaborer avec le président et les responsables de projets pour estimer les dépenses
-
Prévoir les recettes (cotisations, subventions, ventes, etc.)
-
Présenter un budget prévisionnel équilibré au conseil d'administration
-
Suivre l'exécution du budget et proposer des ajustements si nécessaire
-
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Préparer le bilan financier annuel :
-
Établir le compte de résultat et le bilan
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Rédiger le rapport financier
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Préparer les documents pour l'expert-comptable ou le commissaire aux comptes si requis
-
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Gérer le patrimoine de l'association :
-
Tenir l'inventaire des biens de l'association
-
Gérer les amortissements
-
Veiller à la bonne utilisation et à l'entretien des biens
-
4. Assurer la veille juridique et fiscale :
Se tenir informé des évolutions réglementaires affectant la gestion financière des associations
c) Devoirs :
-
Informer régulièrement le bureau et le CA de la situation financière :
-
Préparer et transmettre des rapports financiers périodiques
-
Alerter en cas de difficultés financières
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Proposer des solutions pour optimiser la gestion financière
-
-
Présenter les comptes lors de l'assemblée générale :
-
Exposer de manière claire et compréhensible la situation financière
-
Répondre aux questions des membres
-
Faire voter l'approbation des comptes et l'affectation du résultat
-
Points supplémentaires à considérer :
-
Compétences requises : rigueur, organisation, connaissances en comptabilité et gestion
-
Formation : il est recommandé de suivre des formations spécifiques à la gestion financière des associations. S'adresser à la Fédération Familles rurales de la Mayenne, qui propose des formations adaptées au réalités et besoins des associations locales.
-
Outils : utilisation de logiciels de comptabilité adaptés aux associations
4.3 Le secrétaire
Le secrétaire joue un rôle crucial dans la gestion administrative de l'association.
Il est le garant de la bonne tenue des documents officiels et de la communication
interne (éventuellement communication externe, en fonction de ce qu'aura décidé l'association) .
Son action assure la transparence des décisions et facilite la communication entre les différents acteurs de l'association, ou ses partenaires.
a) Rôles principaux :
-
Tenir à jour le registre spécial et les documents relatifs à la vie statutaire :
-
Inscrire dans le registre spécial tous les changements importants (modification des statuts, changement de dirigeants, etc.)
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Tenir le registre des délibérations du conseil d'administration et des assemblées générales
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Maintenir à jour la liste des membres avec leurs coordonnées
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Gérer les adhésions et les renouvellements
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Assurer la conformité avec le RGPD pour la protection des données personnelles
-
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Rédiger les procès-verbaux des réunions et des assemblées :
-
Assurer la prise des notes détaillées lors des réunions
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Rédiger les procès-verbaux de manière claire et concise
-
Faire signer les procès-verbaux par le président
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Gérer la correspondance de l'association :
Traiter le courrier entrant et sortant
Répondre aux demandes d'information
Rédiger les courriers officiels en collaboration avec le président
Gérer la boîte mail de l'association
5. Gérer la communication interne et/ou externe:
Tenir les membres informés des activités de l'association
Diffuser les comptes-rendus de réunions et d'assemblées
Participer à la rédaction de la newsletter ou du bulletin d'information
Gérer la communication externe (affichage, mailing, etc.)
b) Responsabilités :
-
Veiller au respect des formalités légales :
-
Effectuer les déclarations en préfecture (modification des statuts, changement de dirigeants, etc.)
-
S'assurer que l'association respecte ses obligations légales et statutaires
-
-
Archiver les documents importants :
-
Organiser un système de classement efficace pour tous les documents
-
Conserver les documents légaux, administratifs et financiers
-
Assurer la sauvegarde numérique des documents importants
-
Respecter les durées légales de conservation des documents
-
-
Préparer les convocations aux réunions et assemblées :
-
Rédiger et envoyer les convocations dans les délais prévus par les statuts
-
Préparer l'ordre du jour en collaboration avec le président
-
Rassembler et distribuer les documents nécessaires aux réunions
-
Points supplémentaires à considérer :
-
Compétences requises : organisation, rigueur, bonnes capacités rédactionnelles, maîtrise des outils informatiques
-
Outils : utilisation de logiciels de gestion d'adhérents, de traitement de texte, et éventuellement d'outils de gestion électronique des documents
-
Confidentialité : le secrétaire a accès à des informations sensibles et doit respecter la confidentialité
-
Formation : des formations sur les aspects juridiques et administratifs des associations peuvent être bénéfiques.
-
S'adresser à la Fédération Familles rurales de la Mayenne, qui propose des formations adaptées au réalités et besoins des associations locales.
-
Collaboration : travailler en étroite collaboration avec le président et le trésorier pour assurer une gestion cohérente
-
Adaptabilité : être capable de s'adapter aux évolutions technologiques et réglementaires
4.4 Autres membres du bureau
Selon la taille et les besoins de l'association, d'autres postes peuvent être créés :
a) Vice-président :
Assiste le président dans ses fonctions
Peut le remplacer en cas d'empêchement
b) Trésorier adjoint :
Aide le trésorier dans ses tâches
Peut le remplacer en cas d'absence
c) Secrétaire adjoint :
Assiste le secrétaire dans ses fonctions
Peut le suppléer si nécessaire
d) Autres postes possibles :
Responsable de la communication
Chargé de mission pour des projets spécifiques
Responsable de la communication
Ce poste devient de plus en plus crucial à mesure que l'association grandit et que ses activités se diversifient. Une bonne communication peut aider à attirer de nouveaux membres, des bénévoles et des financements.
Rôle principal :
-
Gérer l'image et la visibilité de l'association
Responsabilités :
-
Élaborer et mettre en œuvre la stratégie de communication
-
Gérer les relations avec les médias
-
Créer et maintenir les supports de communication (site web, réseaux sociaux, brochures, etc.)
-
Organisateur des événements de communication (conférences de presse, journées portes ouvertes, etc.)
-
Assurer la cohérence de la communication interne et externe
Compétences requises :
-
Maîtrise des techniques de communication
-
Créativité et sens de l'innovation
-
Connaissance des outils numériques et des réseaux sociaux
-
Excellentes capacités rédactionnelles
Chargé de mission pour des projets spécifiques
Ce poste permet de mener à bien des initiatives particulières sans surcharger les membres du bureau déjà en charge des tâches courantes. Il peut être temporaire ou permanent selon les besoins de l'association.
Rôle principal :
-
Piloter et coordonner des projets particuliers au sein de l'association
Responsabilités :
-
Définir les objectifs et le périmètre du projet
-
Élaborer et suivre le planning et le budget du projet
-
Coordonner les différents acteurs impliqués (membres, bénévoles, partenaires)
-
Assurer le reporting auprès du bureau et du CA
-
Évaluer les résultats du projet
Compétences requises :
-
Gestion de projet
-
Leadership et capacité à fédérer
-
Adaptabilité et résolution de problèmes
-
Compétences spécifiques liées au projet en question
Points supplémentaires à considérer :
-
Flexibilité : Ces postes peuvent être adaptés selon les besoins spécifiques de l'association.
-
Cumul de fonctions : Dans les petites associations, ces rôles peuvent être assumés par des membres du bureau existant
-
Intégration : Ces postes doivent être bien intégrés dans l'organigramme de l'association pour assurer une bonne coordination.