6 Établissement du budget prévisionnel

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L'établissement d'un budget prévisionnel est une étape cruciale dans la gestion financière d'une association. Il permet non seulement de planifier les activités, mais aussi d'anticiper les difficultés et de prendre des décisions éclairées. C'est un outil de dialogue entre les différents acteurs de l'association et un moyen de communiquer avec les partenaires extérieurs sur les projets et les besoins de l'association.

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a) Objectifs :

1. Planifier les activités de l'année à venir :

   • définir les projets et actions prioritaires

   • Allouer les ressources matérielles et financières de manière optimale

   • Anticiper les besoins en personnel et en bénévoles pour la réalisation de l'action 

2. Anticiper les besoins de financement :

   • Identifier les périodes de tension de trésorerie (notamment les délais entre la perception des cotisations des adhérents, et le paiement des factures, des salaires .... Autre période tendue: l'attente du versement de la sbvention obtenue. 

   • Prévoir les demandes de subventions ou de financements externes

3. Servir d'outil de pilotage pour les dirigeants :

   • Fournir une vision globale des finances de l'association

   • Permettre un suivi régulier de la santé financière

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b) Étapes d'élaboration :

1. Recenser les projets et activités prévues :

   • Consulter les différents responsables de l'association (ou prévoir une séance de travail en CA ou commission)

   • Lister tous les projets envisagés pour l'année à venir

   • Prioriser les actions en fonction des objectifs de l'association

2. Estimer les charges et les produits relatifs à ces actions :

   • Charges : évaluation des coûts de chaque activité et du fonctionnement général

   • Produits : estimer les recettes attendues (cotisations, subventions, ventes, etc.)

3. Équilibrer le budget (charges = produits) :

   • Ajuster les dépenses en fonction des recettes prévues

   • Identifier les sources de financement complémentaires éventuellement nécessaires

   • Prévoir une marge de sécurité pour les imprévus

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c) Contenu :

1. Frais prévisionnels :

   • Fonctionnement : loyer, assurances, fournitures, salaires, etc.

   • Activités : coûts directs liés aux projets et actions de l'association, salaires (Attention à bien anticiper le calcul des charges sociales) 

   • Investissements : achat de matériel, travaux, etc.

2. Produits prévisionnels :

   • Cotisations des membres

   • Subventions (publiques et privées)

   • Recettes d'activités (ventes, prestations de services)

   • Dons et mécénat

   • Produits financiers

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d) Suivi :

1. Comparaison régulière entre le réalisé et le prévisionnel :

   • Effectuer un suivi mensuel ou trimestriel

   • Analyser les écarts entre les prévisions et la réalité

   • Identifier les causes des écarts (internes ou externes)

2. Ajustements si nécessaires en cours d'année :

   • Réviser les prévisions en fonction des réalisations

   • Adaptateur les dépenses aux recettes réelles

   • Mettre en place des actions correctives si nécessaire

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Points supplémentaires à prendre en compte :

• Format : Utiliser un tableau clair et détaillé, généralement sur Excel ou un logiciel de gestion comptable spécifique

• Présentation : Le budget doit être validé par le conseil d'administration et présenté à l'assemblée générale

• Pluriannualité : Pour les grands projets, considérer un budget prévisionnel sur plusieurs années

• Scénarios : Préparer plusieurs versions du budget (optimiste, pessimiste, réaliste)

• Trésorerie : Intégrer un plan de trésorerie mensuel pour anticiper les flux financiers

• Valorisation du bénévolat : Inclure la valorisation du bénévolat pour avoir une vision complète des ressources

• Formation : Former les responsables à la lecture et à l'utilisation du budget prévisionnel

• Révision : Le budget n'est pas figé, il doit être un outil vivant et adaptable