​3.1 L'assemblée générale

L'assemblée générale (AG) est l'organe souverain de l'association. Elle réunit l'ensemble des membres de l'association.

a) Types d'assemblées générales :

Assemblée générale ordinaire (AGO) : se tient généralement une fois par an

Assemblée générale extraordinaire (AGE) : elle est convoquée pour des décisions importantes ou urgente, et notamment pour les changements de statuts ou la dissolution d'une association. 

 

b) Rôle et pouvoirs de l'AGO: 

Approuver les rapports moral et financier

Voter le budget prévisionnel 

Élire les membres du conseil d'administration

Prendre les décisions importantes (modification des statuts, dissolution)

 

c) Organisation et déroulement de l'AG:

Sous peine de nullité, l'AG doit être convoquée selon les modalités explicitement prévues dans les statuts

Pour que ses décisions soient valides, elles doivent respecter les conditions de "Quorum" (nombre minimum de membres présents ou représentés) 

Les votes doivent s'opérer selon les règles définies dans les statuts (majorité simple, qualifiée, à bulletin secret ou pas selon les décisions à prendre etc.)

 

d) Procès-verbal : un compte-rendu détaillé doit être rédigé après chaque AG, coonservé dans les archives de l'association  et être rendu accessible aux adhérents. 

 

3.2 Le conseil d'administration

Le conseil d'administration (CA) est l'organe chargé de la gestion courante de l'association.

 

a) Composition :

Elle est décrite dans les statuts de l'association. 

Les membres élus par l'AG . Les conditions d'éligibilité sont décrites dans les statuts (il peut être prévu une ancienneté requise, en tant qu'adhérent, une représentativité de certaines catégories d'adhérents - exemple: X jeunes de moins de ...) 

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b) Rôle et pouvoirs :

Le CA est chargé de mettre en œuvre les décisions de l'AG

Il prépare et suit  le budget

Il gère les affaires courantes

De manière générale, il prend les décisions utiles à ses attributions, dans les limites prévues par les statuts 

 

c) Fonctionnement :

Il est recommandé de prévoir une fréquence régulière de réunions, de manière à s'assurer que l'association est gérée de manière collective. Il peut , à ce niveau, s'avérer pertinent de prévoir cette fréquence dans les statuts)

Il est capital que les décisions soient prises collectivement, dans une recherche de consensus. Ceci évite à terme les éventuelles "prises de pouvoir", et respecte l'adage : "Seul, on va plus vite. Ensemble, on va plus loin!" 

Il est possible, par souci d'efficacité, de déléguer certains pouvoirs au bureau et certaines missions à des commissions (voir plus loin)

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3.3 Le bureau

Le bureau est un organe plus restreint, émanation du CA, chargé de la gestion quotidienne de l'association. Associant moins de personnes, il est plus facile à réunir, et cette souplesse convient à la gestion plus quotidienne de l'association. Toutefois, il ne peut se considérer comme "autonome": il détient ses prérogatives du CA? auquel il se doit de rendre compte régulièrement, et de recourir pour la validation des décisions les plus engageantes pour l'association. 

 

a) Composition la plus traditionnelle : (voir le détail des rôles et responsabilités au paragraphe 4) 

Président

Trésorier

Secrétaire

Éventuellement complétée par : vice-président, trésorier adjoint, secrétaire adjoint

 

b) Rôle et pouvoirs :

Assurer la gestion quotidienne de l'association

Préparer les réunions du CA

Exécuter les décisions du CA

 

c) Fonctionnement :

Réunions plus fréquentes que le CA. Il peut s'avérer pertinent de programmer un certain nombre de rendez-vous, planifiés sur l'année, et d'en rajouter, le cas échéant, en fonction des actualités. Les moyens modernes de communication (visioconférences) et la taille restreinte du bureau peuvent faciliter l'adaptation du rythme des réunions aux besoins effectifs de l'association (Exemple; deux réunions courtes, séparées de peu de temps, pour réfléchir, puis décider, au lieu d'une réunion longue, mais qui ne permet pas de prise de recul) 

Le bureau travail en étroite collaboration entre ses membres, et avec les éventuels salariés de l'association. 

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3.4 Les commissions

 

La mise en place de commissions peut contribuer à l'efficacité d'une association loi 1901. Elles permettent de répartir des tâches, de réfléchir de manière plus approfondie à certains thèmes pour mieux préparer les décisions. Autre avantage : elles favorisent l'implication des membres dans la vie de l'association.

ATTENTION : Les commissions n'ont  pas de statut juridique propre. Leur création et leur fonctionnement doivent être prévus dans les statuts ou le règlement intérieur de l'association.

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Il est capital que les commissions travaillent en lien étroit avec le conseil d'administration, qui détermine les contours de leur mission  :

Elles lui rendent compte régulièrement

Elle n'ont pas de pouvoir de décision : leurs propositions sont soumises à l'approbation du CA

  

Une association peut mettre en place, en fonction de ses besoins, plusieurs types de commissions :

Permanentes : traitent des sujets récurrents (ex : commission finance)

Temporaires : créées pour un projet spécifique (nouvelle activité par exemple, ...)

Techniques : axées sur des aspects pratiques (Exemple : commission "gestion du matériel") 

Stratégiques : orientées vers la réflexion et le développement (veille juridique, actualisation du projet associatif...)

 

Composition:

Généralement, une commission comprend :

Un responsable ou président de commission

Des membres de l'association (bénévoles, adhérents)

La commission peut également associer,  de manière régulière ou ponctuellement, des experts externes pour éclairer ses décisions. 

 

Fonctionnement :

Le bon fonctionnement des commissions implique :

La définition d'objectifs clairs (but recherché, mais aussi limites de la réflexion ou du champ de compétences de la commission)

Des réunions régulières,  planifiées en fonction de l'objectif poursuivi 

La rédaction de comptes-rendus à destination du CA et/ou des adhérents 

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Limites et points de vigilance :

 

Ne pas multiplier excessivement les commissions

Éviter le chevauchement des responsabilités entre les commissions, ou garantir une bonne communication entre les commissions dont les rôles sont complémentaires (exemple : Commission nouvelle activité et commission finances) 

Veiller à ce que les commissions restent dans leur rôle consultatif

 

Exemples de commissions courantes (liste non exhaustive) : 

Finance et budget; Communication;  Evénementiels;  Développement et stratégie; Ressources humaines .... 

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