03 Comptabilité
Cette page présente quelques bases de compréhension des obligations et des techniques comptables.
Les associations Familles Rurales peuvent dans ce domaine, se faire accompagner par la Fédération en contactant le chargé de mission de leur territoire.
03 - 01 POURQUOI UNE COMPTABILITE ?
Les associations doivent impérativement tenir une comptabilité, dont la nature sera fonction de la taille de l’association, de la source de ses financements (subvention, prêt bancaire, don,), de son activité et enfin de l’exercice, ou non, d’une activité lucrative.
La loi du 1er juillet 1901 n’impose en la matière aucune obligation particulière aux associations. Toutefois, compte tenu du fait que les associations Familles Rurales adhèrent à l'UDAF et perçoivent, à ce titre, le fonds spécial, elles se doivent de tenir à jour une véritable comptabilité (et non pas un simple cahier dépenses recettes). Ajoutons à cela que la fourniture d'un compte de résultats, et d'un budget prévisionnel, est désormais requis par la plupart des financeurs et subventionneurs.
Il est donc indispensable pour les associations Familles Rurales disposent à la fois de compétences internes (trésorier) et d'outils (logiciels) permettant de répondre à cette exigence.
Ajoutons à cela que la tenue d'une comptabilité répond a plusieurs autres exigences : (source: www.associations.gouv.fr)
Exigence démocratique
présenter des comptes compréhensibles et vérifiables aux adhérents qui ont légalement accès à la comptabilité de leur association, et ont droit à toutes les explications qu’ils demandent.
Intérêt économique
seule une comptabilité tenue régulièrement peut permettre aux dirigeants d’une association de « suivre » et de contrôler la gestion de l’association. C’est l’outil indispensable pour assurer la pérennité de l’association et mener une politique de développement. Des états financiers sont indispensables pour demander une subvention.
Intérêt juridique
Pouvoir présenter des comptes clairs et précis à toute demande des autorités ou services autorisés, et aux financeurs
Le recours au nouveau Plan comptable associatif permet d'autre part de se conformer à des modalités de présentations communes à l'ensemble du secteur. Ce n'est pas obligatoire pour tous types d'associations , mais très fortement conseillé.
Les associations tenues d’adopter une comptabilité conforme au Plan comptable général sont notamment (liste non exhaustive) : les associations exerçant une activité commerciale et fiscalisée, ou émettant des reçus fiscaux, les associations reconnues d’utilité publique, les associations percevant une aide publique supérieure à 23 000 €, les associations financées par des collectivités territoriales sur plus de 50 % de leur budget, les associations ayant volontairement inscrit dans leurs statuts l’obligation de tenir une comptabilité conformément au Plan comptable général.
Voir un résumé des obligations comptables en téléchargeant le tableau
03 - 03 GUIDE DU TRESORIER
Pour une association, la tenue d’une comptabilité est une nécessité.
Le guide ASSO CONNECT a été pensé pour initier les nouveaux trésoriers à la gestion des finances de leur association.
Il a le mérite d'être clair, complet, bien illustré de nombreux exemples concrets et de schémas pour vous garantir une lecture agréable et efficace.
Il aborde notamment : les notions de base de la comptabilité; la structure du plan comptable; la prise de fonction du nouveau trésorier dans une association et la passation de pouvoir avec l'ancien trésorier;
le suivi de trésorerie; les enregistrements comptables et les rapprochements bancaires; l'enregistrement des opérations et des pièces, l'affectation analytique ....
En parallèle, il propose également des ressources gratuites (documents imprimables, fichiers Excel...),
Associations Familles Rurales : la Fédération de la Mayenne met à votre disposition un logiciel de suivi comptable gratuit.
Demandez le !
03 - 04 PLAN COMPTABLE ASSOCIATIF
Le plan comptable est un document sur lequel figurent tous les numéros de comptes. Par exemple, en comptabilité, un achat de marchandise impactera le compte 607 alors qu’une vente de marchandise impactera le compte 707. Le plan comptable assocatif est une adaptation du plan comptable général.
Le nouveau plan comptable n°2018-06 du 5 décembre 2018 relatif aux comptes annuels des personnes morales de droit privé à but non lucratif est applicable aux associations depuis le 1er janvier 2020.
Pour accompagner les associations, fondations et fonds de dotation, le Haut Conseil à la vie associative a publié un guide à la Documentation française .
Lire le document à partir de sa page 13
(Les pages 1 à 12 contextualisent le Plan comptable)
03 - 05 LES PRINCIPAUX DOCUMENTS
Il existe 5 documents principaux : le journal , le Grand Livre, la Balance Générale, le Compte de Résultat, le Bilan
LE JOURNAL liste de manière exhaustive toutes les opérations comptables triées par date.
LE GRAND LIVRE : c’est un niveau plus « ordonné » du journal. Les écritures y sont triées par compte puis par date.
La BALANCE GENERALE donne une vue d’ensemble sur un Exercice Comptable et permet d’effectuer quelques vérifications. C’est une version condensée du Grand Livre : on n’affiche que le solde de fin à un instant T.
Le COMPTE DE RESULTAT (CR) est un tableau qui synthétise les Charges (à gauche) et les Produits (à droite). On somme chaque colonne et la différence fournit le résultat . Il intègre aux PRODUITS Les comptes de classe 7 et aux CHARGES les comptes de classe 6.
Le BILAN est une photographie de l’association. Y sont recensés : • L’actif (ce qu’elle possède) • Le passif (ce qu’elle doit). IL intègre a PASSIF les comptes des classes 1 et 4 du Plan comptable, et à l'ACTIF les comptes des classes 2-3-4-5.
03 - 06 QUESTIONS/REPONSES
Faire un rapprochement bancaire : pourquoi, et comment?
Le rapprochement bancaire consiste à comparer ce qui est saisi en comptabilité et le relevé de banque. Il permet de vérifier que rien n'a été oublié. L’intérêt principal est de vérifier que tout ce qui apparait en comptabilité apparait sur le relevé de banque. Si tout concorde, le solde comptable doit être égal au solde bancaire réel figurant sur le relevé bancaire. Sinon, c’est que votre comptabilité est fausse.
Procéder à la clôture comptable : pourquoi, et comment?
La vie de l’association est découpée en périodes indépendantes d’une durée d’un an . Un exercice comptable commence avec une situation initiale et se termine par la clôture, qui acte la fin de l’Exercice et le début d’un nouveau. Elle constitue donc en quelque sorte un état des lieux de fin d’année.
FAIRE UNE COMPTABILITE ANALYTIQUE : pourquoi, et comment?
La comptabilité analytique s’appuie sur la comptabilité générale. Elle s'occupe de la destination des recettes et des dépenses . Par exemple , pour une association , l'une ou l'autre des activités : yoga, marche, théâtre .... Ceci permettra une surveillance des seuils d'équilibre de chaque activité. La comptabilité analytique va permettre de répondre à plusieurs questions : • Cette activité (ou événement) est-elle rentable financièrement ? Quels sont les grands postes de recettes / dépenses ? Certains logiciels comptables rendent la comptabilité analytique accessible à n’importe quel trésorier. (Exemple : BASI COMPTA, de la Ligue de l'enseignement)
ELABORER UN BUDGET PREVISIONNEL : pourquoi, et comment?
« Gouverner, c’est prévoir ». La comptabilité sert à constater. Elle enregistre au fur et à mesure. Le budget prévisionnel vise à anticiper, et donner un cadre pour l'année à venir. Le budget prévisionnel (BP) est un état prévisionnel annuel des dépenses et des recettes de l’association. Il existe deux grandes sortes de budgets prévisionnels : le budget prévisionnel global de l’association et le budget prévisionnel par action.
La manière la plus classique d’aborder le BP consiste à partir des dépenses (coût de l'intervenant, location de salle, achats etc...) et de mettre en face les recettes à récolter pour couvrir ces dépenses (ce qui permet par exemple de déterminer le coût à proposer pour l'atelier...)
IMPORTANT : le budget prévisionnel constitue une sorte de garde-fou. Il est indispensable de le consulter régulièrement, afin de comparer aux dépenses /recettes réelles, et corriger si nécessaire.
SUBVENTIONS D'INVESTISSEMENT : comment les imputer ?
Depuis le 1er janvier 2020, le Nouveau Plan Comptable supprime le traitement spécifique des subventions d’investissement qui pouvaient être distinguées en financement de bien renouvelable ou non.
Les subventions d’investissement autrefois maintenues dans les fonds propres du bilan doivent désormais apparaître dans les comptes d’exploitation, c’est-à-dire le résultat d’exploitation.
Avec la réforme, les subventions d’investissement doivent suivre le Plan Comptable Général. Cela signifie notamment que ces subventions doivent être amorties au rythme des amortissements pratiqués sur les investissements qu’elles financent. Cet amortissement est enregistré dans le compte de résultat de votre association en tant que profit exceptionnel et augmente donc le résultat pendant toute la durée d’amortissement. Au niveau du traitement comptable, les subventions d’investissement sont classées dans le compte 131 “Subventions d’équipement” tant qu’elles ne sont pas amorties en totalité.