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5 . Les bases de la gestion financière et de la comptabilité

 

5.1 Obligations comptables selon la taille de l'association

 

Les obligations comptables varient selon la taille et les activités de l'association :

 

Petites associations (ressources annuelles < 153 000 € - Ce montant s'entend toutes ressources confondues (cotisations, dons, subventions, ventes, etc. Si l'association dépasse ce seuil en cours d'année , elle doit passer à une comptabilité d'engagement l'année suivante) :

  1. Tenue d'une comptabilité simplifiée (recettes/dépenses) :

  • Principe : Cette comptabilité, également appelée « comptabilité de trésorerie », consiste à enregistrer chronologiquement les entrées et sorties d'argent.

  • Contenu :

    • Livre de trésorerie : enregistrement de toutes les recettes et dépenses

    • Livre des recettes : détail des ressources (cotisations, dons, subventions, etc.)

    • Livre des dépenses : détail des charges par nature

NB : Des modèles de livres de comptes simplifiés sont disponibles auprès de la Fédération Familles Rurales ou sur des sites gouvernementaux

Formation

  • Format : Peut être tenu manuellement (cahier) ou sur un tableau informatique simple

  • Pièces justificatives : Toutes les opérations doivent être justifiées par des documents (factures, reçus, etc.) à conserver pendant 10 ans

  • Bilan simplifié : Bien que non obligatoire, il est recommandé d'établir un état simplifié des avoirs et des dettes en fin d'exercice

 

Cette comptabilité simplifiée permet aux petites associations de gérer leurs finances de manière transparente et efficace, tout en limitant la charge administrative. Cependant, à mesure que l'association est grandiose ou que ses activités se diversifient, il peut être judicieux d'envisager une comptabilité plus détaillée, même si ce n'est pas légalement obligatoire.​​

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     2. Pas d'obligation de nomination d'un commissaire aux comptes :

  • Les petites associations sont dispensées de cette obligation coûteuse

  • Elles peuvent néanmoins choisir volontairement de nommer un commissaire aux comptes ou un vérificateur aux comptes bénévole pour plus de transparence.

  • Mais intérêt de mettre en place des contrôles internes : Il est recommandé de mettre en place des procédures simples de contrôle interne (Exemples: double signature pour les paiements importants, vérification régulière des comptes, etc.)

 

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b) Associations moyennes (153 000 € < ressources < 3 100 000 €) :

Tenue d'une comptabilité selon le plan comptable associatif

Établissement d'un bilan, compte de résultat et annexe

 

c) Grandes associations (ressources > 3 100 000 €) :

Comptabilité complète avec bilan, compte de résultat et annexe

Nomination obligatoire d'un commissaire aux comptes

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5.2 Tenue des comptes

 

a) Principes de base :  La tenue de comptabilité doit respecter plusieurs principes 

Sincérité, régularité et fidélité des comptes

Séparation des exercices comptables (généralement sur une année civile)​

  1. Sincérité, régularité et fidélité des comptes :

    • Sincérité : Les comptes doivent refléter la réalité économique de l'association sans manipulation ni dissimulation. Cela implique une présentation honnête et transparente de la situation financière.

    • Régularité : Les comptes doivent être conformes aux règles et procédures en vigueur, notamment le plan comptable associatif. Cela garantit que la comptabilité est tenue selon les normes légales et réglementaires.

    • Fidélité : Les comptes doivent donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et des résultats de l'association. Cela signifie que les informations financières doivent être complètes et précises.

  2. Séparation des exercices comptables (généralement sur une année civile) :

    • Principe d'indépendance des exercices : Chaque exercice comptable est autonome. Les charges et produits doivent être rattachés à l'exercice auquel ils se rapportent, indépendamment de la date de paiement ou d'encaissement.

    • Durée de l'exercice : Généralement 12 mois, souvent calqué sur l'année civile (du 1er janvier au 31 décembre), mais peut être différente selon les statuts de l'association.

    • Opérations de clôture : À la fin de chaque exercice, des opérations spécifiques sont nécessaires (inventaire, amortissements, provisions, etc.) pour déterminer le résultat de l'exercice.

Points supplémentaires à considérer :

  • Permanence des méthodes : Les méthodes comptables doivent être appliquées de manière constante

  • Principe de non-compensation : Les éléments d'actif et de passif doivent être évalués séparément. Il est interdit de comprendre un élément d'actif par un élément de passif au bilan, ou un produit par une charge dans le compte de résultat.

  • Principe d'intangibilité du bilan d'ouverture : Le bilan d'ouverture d'un exercice doit correspondre au bilan de clôture de l'exercice précédent.

b) Méthodes de comptabilisation :

Comptabilité de trésorerie pour les petites associations

Comptabilité d'engagement pour les associations plus importantes

  1. Comptabilité de trésorerie pour les petites associations :

  • Définition : Cette méthode consiste à enregistrer les opérations au moment où elles se traduisent par des mouvements de trésorerie (encaissements et décaissements).

  • Fonctionnement :

    • Les recettes sont enregistrées lorsque l'argent est reçu.

    • Les dépenses sont économisées lorsqu'elles sont effectivement payées.

  • Avantages :

    • Simplicité de mise en œuvre

    • Facilité de compréhension pour les non-initiés

    • Reflet direct de la situation de trésorerie

  • Inconvénients :

    • Ne donne pas une image fidèle de la situation financière à un instant T

    • Peut-être fausser la vision des résultats d'un exercice

  • Application :

    • Recommandée pour les associations ayant des ressources annuelles Inférieures à 153 000 €

    • Adaptée aux associations avec peu d'opérations financières

 

   2 Comptabilité d'engagement pour les associations plus importantes :

  • Définition : Cette méthode consiste à enregistrer les opérations dès qu'elles sont engagées, indépendamment de leur paiement ou encaissement.

  • Fonctionnement :

    • Les produits sont enregistrés dès qu'ils sont acquis (même si non encore encaissés)

    • Les charges sont enregistrées dès qu'elles sont certaines (même si non encore payées)

  • Avantages :

    • Donne une image plus fidèle de la situation financière

    • Permet une meilleure analyse de la performance financière

    • Faciliter la gestion prévisionnelle

  • Inconvénients :

    • Plus complexe à mettre en œuvre

    • Nécessité des compétences comptables plus avancées

  • Application :

    • Obligatoire pour les associations ayant des ressources annuelles supérieures à 153 000 €

    • Recommandée pour les associations avec des activités économiques importantes ou des projets complexes

​​

Points supplémentaires à considérer :

  • Transition : Le passage de la comptabilité de trésorerie à la comptabilité d'engagement nécessite une période d'adaptation et peut nécessiter l'aide d'un professionnel.

  • Outils : La comptabilité d'engagement nécessite généralement l'utilisation d'un logiciel comptable adapté.

  • Formation : Les trésoriers d'associations utilisant la comptabilité d'engagement devraient être formés aux principes comptables de base.

  • Permanence des méthodes : Une fois choisie, la méthode doit être appliquée de manière constante d'un exercice à l'autre, sauf changement justifié.

​

c) Outils :

Livre-journal : enregistrement chronologique des opérations

Grand livre : classement des opérations par comptes

Balance : récapitulatif des soldes de tous les comptes

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Ces trois outils forment la base de la comptabilité de l'association et permettent d'assurer la fiabilité et la traçabilité des informations financières. Leur bonne tenue est essentielle pour une gestion transparente et conforme aux obligations légales.

  1. Livre-journal

Le livre-journal est un document comptable fondamental qui enregistre chronologiquement toutes les opérations financières de l'association.

Caractéristiques :

  • Enregistrement par ordre de date

  • Chaque opération est inscrite en partie double (débit et crédit)

  • Détail de chaque opération : date, numéro de pièce, libellé, montant, comptes impactés

Utilité :

  • Garantit l'exhaustivité des enregistrements

  • Permet de retracer l'historique des opérations

  • Sert de base pour établir les autres documents comptables

Tenue :

  • Peut être manuel ou informatisé

  • Doit être tenu sans blanc ni rature

  • Doit être conservé pendant 10 ans

 

  1. Grand livre

Le grand livre est un document qui regroupe l'ensemble des comptes de l'association, classant les opérations par nature.

Caractéristiques :

  • Chaque compte occupe une page ou une section

  • Les opérations sont classées par ordre chronologique pour chaque compte

  • Reprend les informations du livre-journal, mais organisées différemment

Utilité :

  • Permet de suivre l'évolution de chaque compte

  • Facilite la vérification des soldes

  • Aide à la préparation des états financiers

Structure :

  • Divisé en 7 classes de comptes (1 à 7) selon le plan comptable associatif

  • Chaque compte présente les mouvements au débit et au crédit

 

  1. Balance

La balance est un document de synthèse qui récapitule les soldes de tous les comptes à un moment donné.

Caractéristiques :

  • Liste tous les comptes utilisés

  • Indique pour chaque compte : total des débits, total des crédits, solde débiteur ou créditeur

  • Établie généralement en fin de mois et en fin d'exercice

Utilité :

  • Vérifie l'équilibre des écritures (total débits = total crédits)

  • Donne une vue d'ensemble de la situation comptable

  • Sert de base pour établir le bilan et le compte de résultat

Types de balance :

  • Balance avant inventaire : avant les écritures de régularisation

  • Balance après inventaire : après toutes les écritures, reflète la situation finale

Utilisation dans le processus comptable :

  1. Enregistrement des opérations dans le livre-journal

  2. Report des écritures dans le grand livre

  3. Établissement de la balance

  4. Vérification et corrections éventuelles

  5. Élaboration des états financiers

 

 

5-3  Pièces justificatives à conserver:  

Un bon système de gestion des pièces justificatives est essentiel pour assurer la transparence financière de l'association et faciliter les contrôles internes et externes. Il contribue également à une gestion efficace et à la crédibilité de l'association auprès de ses membres et partenaires

 

  1. Conservation obligatoire pendant 10 ans :

    • Cette durée est conforme aux exigences légales en France pour la plupart des documents comptables et fiscaux.

    • Elle commence à partir de la clôture de l'exercice comptable concerné.

    • Cette conservation concerne tous les documents originaux : factures, reçus, relevés bancaires, bulletins de paie, etc.

    • La conservation peut être physique (papier) ou numérique, à condition que les documents numériques soient authentiques et inaltérables.

    • Exceptions : certains documents comme les statuts, les procès-verbaux d'assemblées générales, doivent être conservés pendant toute la durée de vie de l'association.

​​

  2. Classement méthodique pour faciliter les contrôles :

  • Organisateur des pièces par nature : achats, ventes, banque, caisse, etc.

  • Classer chronologiquement au sein de chaque catégorie.

  • Numéroter les pièces et les référencer dans la comptabilité.

  • Utiliser des classeurs, dossiers suspendus ou boîtes d'archives clairement étiquetés.

  • Pour les documents numériques, créez une arborescence de dossiers logiques et cohérents.

 

  3. Points supplémentaires à considérer :

  • Sécurité : stocker les documents dans un endroit sûr, à l'abri de l'humidité, du feu et du vol.

  • Accès : limiter l'accès aux personnes autorisées (trésorier, président, commissaire aux comptes).

  • Inventaire : tenir à jour un inventaire des documents archivés pour faciliter les recherches.

  • Destruction : après la période de 10 ans, détruire les documents de manière sécurisée (déchiquetage pour les papiers, effacement sécurisé pour les fichiers numériques).

  • Contrôles : être prêt à présenter ces documents en cas de contrôle fiscal, d'audit ou de demande des membres de l'association.

  • Dématérialisation : envisager la numérisation des documents papier pour faciliter le stockage et la recherche, tout en veillant à la conformité légale de cette pratique.

 

 

Pièces justificatives

5.4  Quelques spécificités associatives :

​

  1. Valorisation du bénévolat

La valorisation du bénévolat consiste à attribuer une valeur monétaire au travail effectuée gratuitement par les bénévoles. Cela permet de :

  • Mettre en évidence l'apport réel des bénévoles à l'association

  • Démontrer l'impact économique de l'association auprès des partenaires et financiers

  • Faciliter les demandes de subventions en montrant les ressources propres de l'association

Pour valoriser le bénévolat, on peut :

  • Comptabiliser les heures de bénévolat

  • Attribuer un taux horaire en fonction des compétences mobilisées

  • Inclure cette valorisation dans les documents comptables (annexe des comptes annuels)

 

  2. Traitement des cotisations et des dons

Les cotisations et les dons sont des ressources essentielles pour de nombreuses associations. Leur traitement implique :

Pour les cotisations :

  • définir les modalités d'adhésion et les montants

  • Mettre en place un système de suivi des adhérents

  • Émettre des reçues ou des cartes d'adhérent

  • Comptabiliser les cotisations en produits

Pour les dons :

  • Mettre en place des outils de collecte (en ligne, par chèque, etc.)

  • Émettre des reçus fiscaux pour les dons éligibles (Voir encadré plus bas)

  • Assurer la traçabilité des dons, notamment pour les dons affectés

  • Comptabiliser les dons en distinguant les dons manuels, mécénats, jambes, etc.

 

3. Suivi des subventions affectées

Les subventions affectées sont des financements accordés pour un projet ou une action spécifique. Leur suivi est crucial :

  • Identifier clairement l'objet de la subvention et ses conditions d'utilisation

  • Mettre en place une comptabilité analytique pour suivre les dépenses liées au projet subventionné

  • Respecter les délais et modalités de prévu dans la convention

  • Préparer les rapports d'utilisation des fonds pour les financiers

  • Comptabiliser les subventions affectées en tenant compte de leur réalisation (principe des fonds dédiés)

Ce suivi rigoureux permet de :

  • Respecter les engagements pris auprès des financiers

  • Justifier l'utilisation des fonds

  • Faciliter l'obtention de futures subventions

 

 

Cadre légal des dons  :

Les associations éligibles au régime fiscal du mécénat peuvent délivrer des reçus fiscaux. Cela concerne principalement les organismes d'intérêt général ayant un caractère philanthropique, éducatif, scientifique, social, humanitaire, sportif, familial, culturel ou conforme à la mise en valeur du patrimoine artistique. Afin de savoir si elle peut délivrer des reçus fiscaux, une association doit adresser une demande de rescrit à l'administration fiscale. 

  1. Avantage fiscal : Pour les particuliers, le don ouvre droit à une réduction d'impôt de 66% du montant du don, dans la limite de 20% du revenu imposable. Pour les entreprises, la réduction est de 60% du montant du don, dans la limite de 0,5% du chiffre d'affaires.

  2. Contenu du reçu fiscal : Le reçu doit contenir :

  • L'identité du donateur (nom, prénom, adresse)

  • L'identité de l'association (nom, adresse, objet)

  • Le numéro d'ordre du reçu

  • La date et le montant du don

  • La forme du don (numéraire, nature)

  • La mention "Reçu au titre des dons à certains organismes d'intérêt général"

  1. Modèle officiel : Il est recommandé d'utiliser le modèle Cerfa n°11580*04, disponible sur le site du gouvernement.

  2. Procédure d'émission :

  • Vérifier l'éligibilité du don

  • Remplir le formulaire avec les informations requises

  • Faire signer le reçu par une personne habilitée de l'association

  • Envoyer l'original au donateur et conserver une copie

Délais : Il est préférable d'émettre le reçu rapidement après réception du don, et au plus tard avant la date limite de déclaration des revenus de l'année du don.

Conservation : L'association doit conserver un double des reçus pendant 6 ans, délai pendant lequel l'administration fiscale peut effectuer des contrôles.

Dons récurrents : Pour les dons réguliers (prélèvements mensuels par exemple), un seul reçu annuel récapitulatif peut être émis.

Responsabilité : L'émission de faux reçus fiscaux ou de reçus pour des dons non éligibles peut entraîner des sanctions pour l'association et ses dirigeants.

Dématérialisation : De plus en plus d'associations optent pour l'émission de reçus fiscaux électroniques, ce qui simplifie la gestion et réduit les coûts

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